Gestión documental: ERP cloud y herramientas de gestión empresarial

Las herramientas de gestión empresarial resultan ahora recursos imprescindibles para las organizaciones que quieran mantenerse en un mercado tan cambiante y digital como el actual.

Los usuarios ya son digitales, la pandemia ha modificado algunos hábitos de compra de los consumidores y el medio por el que se realiza (tienda física u online).

Ya quedaron atrás todas esas tareas de carácter administrativo y poco eficientes que generaban montañas de documentos que no se sabía cómo catalogar ni almacenar.

Almacenamiento y cloud computing

La gestión y almacenamiento en la nube es uno de los grandes avances para la gestión, manejo y control de la información puesto que indiscutiblemente ahorra espacio y tiempo, veamos como:

• no necesitamos espacio físico de archivo;
• una vez hemos decidido cómo categorizar y catalogar la información será mucho más ágil y rápido organizarla digitalmente;
• el cloud computing facilita el acceso a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento;
• las personas encargadas de este trabajo manual podrán dedicar más tiempo a otras labores que aporten más valor a la organización;
• el tiempo de búsqueda disminuye gracias a recursos tecnológicos como el «buscador«;
• los errores disminuyen, así como las pérdidas de información;
• cumplimiento relativo a la seguridad y fiabilidad de los datos, entre otros.

Gestión documental, categorización y cloud computing

Las herramientas de gestión empresarial que permiten generar y compartir información, mediante límite de acceso por perfiles, son un recurso muy potente para las organizaciones; esto es así por que:

• trabajar sobre una única plataforma de gestión colaborativa aúna esfuerzos y permite coordinar los procesos y procedimientos acordados por el equipo y coherentes a los objetivos de la compañía;
• apoyarnos en una plataforma de gestión (ERP), en la que en cada objeto del sistema (proyecto, empleado, pedido, propuesta, curso, …) podamos disponer de la documentación necesaria, nos ayuda a ser eficientes y facilita los medios para mejorar el control, los procesos internos, la atención al cliente y el trabajo colaborativo;
• y posibilita el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos.

ERP cloud

Los sistemas de gestión empresarial o ERP cloud que incluyen aplicaciones para la gestión del conocimiento y gestión documental de manera integrada poseen mayor potencia y posibilidad de opciones que otras sin estas aplicaciones.

Así, los ERP cloud que consienten la gestión paralela de todos los procesos y objetos del sistema (pedido, propuesta, curso, …) con su documentación ahorran tiempo, esfuerzo, facilitan la automatización y mejoran el control de todas las áreas y procedimientos del negocio.